Для большинства руководителей становится очевидным, что особенности коммуникации российских компаний реже учитывают значимость соблюдения протокольных правил, чем иностранные. А сотрудничество с международным бизнесом требует знания тонкостей и нюансов протокольной практики стран, с которыми выстраиваются партнерские отношения. В этой связи важно учитывать самые разные аспекты: от статуса вашего гостя и его коллег до элементов декора в зале, где планируется проведение переговоров. Все это является факторами успешного ведения дел, не менее принципиальными, чем правильно составленный договор или выгодное коммерческое предложение.
О том, что такое «деловой протокол» сегодня и о его особенностях мы поговорили с Николаем Дмитриевым – консультантов по вопросам делового протокола и GR-стратегиям.
Николай Анатольевич Дмитриев, член Национальной ассоциации специалистов по протолку, эксперт, консультирует по вопросам делового протокола и GR представителей российского бизнеса, активно взаимодействует с органами государственной власти.
Автор тренингов и публикаций по теме протокола.
В прошлом – руководитель службы протокола.
Николай, скажите, что для Вас деловой протокол?
Если говорить привычным языком, то деловой протокол — это набор правил и процедур, которые определяют, как должны проходить встречи, переговоры, презентации и другие виды мероприятий. Он включает в себя такие аспекты, как этикет, коммуникация. Однако для меня – это возможность установить доверительные отношения между партнерами и создать благоприятную атмосферу для успешного ведения дел. У нас в Национальной ассоциации специалистов по протоколу, членом которой я являюсь, есть даже девиз – «Правила рождают свободу!». Мне кажется, что это точнее отражает суть, содержание и значение протокола сегодня. При этом важно помнить, что протокольным становится любое мероприятие, на котором присутствует ваш руководитель (если вы служба протокола) или ваш партнер.
Какие риски у компании при несоблюдении делового протокола?
Несоблюдение норм делового протокола может привести к самым негативным последствиям. Прежде всего – это подрыв доверия партнеров. Если при встрече, к примеру, вы своим незнанием продемонстрировали неуважение к статусу гостя, поверьте, это способно существенно повлиять на ход дальнейшего сотрудничества, если оно вообще состоится. Потеря бизнес-возможностей, ущерб репутации – все это реальные риски. В некоторых случаях несоблюдение норм деловой коммуникации приводит к юридическим проблемам. В случае, если вы не соблюдаете правила конфиденциальности или нарушаете законы о предотвращении коррупции, результат может быть печальным.
Есть ли в протоколе мелочи?
Понятия «мелочи» в протоколе не существует, поскольку именно детали важны для создания благоприятной атмосферы на вашем мероприятии: правильное использование символики, атрибутов церемонии, понимание норм поведения при встрече, за столом и т.д. Все это влияет на впечатление, которое производит компания на своих партнеров. Я называю это «послевкусие». При этом очень важно понимать потребности и предпочтения гостей, следить за тем, чтобы все проходило в соответствии с заранее разработанным планом, чтобы избежать неприятных сюрпризов и неожиданностей. Помните, «Категорический императив Канта гласит: «Поступай так, чтобы ты всегда относился к человечеству и в своём лице, и в лице всякого другого как к цели, и никогда — только как к средству». А простыми словами – поступай так, как хочешь, чтобы поступали с тобой. В протоколе это закон.
Что влияет на результат при проведении протокольных мероприятий?
Планирование и программа мероприятия, – все должно быть четко распределено и рассчитано. Но, как и в любом процессе, при организации протокольных событий, главное, безусловно, люди, которые занимаются этой работой. Применение протокольных норм в деловой коммуникации стало актуальным сегодня не только в дипломатической среде, но и в бизнес-сообществе. В то же время профессионалов дела найти в области протокола и этикета не так просто. В настоящее время только несколько вузов РФ имеют разработанные учебные курсы по протокольной тематике. Усилиями Национальной ассоциации специалистов по протоколу разработан Профессиональный стандарт «Специалист службы протокола», который утверждён приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30.01.2023 № 52н и вступил в силу с 1 сентября 2023 года.
В завершении нашего интервью, я бы попросил Вас дать совет начинающим, или заинтересовавшимся, темой делового протокола.
Я бы не стал давать какие-то конкретные советы и рекомендации. Я всегда на своих тренингах говорю, что протокол тем и интересен, что в нем нет шаблонных решений. Есть правила, но их применение зависит от конкретной задачи и ее условий. Поэтому я лучше воспользуюсь возможностью и в преддверии наступающих праздников пожелаю умения находить решения в любой ситуации. Пусть ваше мастерство станет основной для создания комфортных и успешных деловых встреч, результатом которых будет значимый результат. С наступающим Новым годом!
Ранее Николай Анатольевич Дмитриев принял участие в заседании Международного дискуссионного клуба “VISION 3000”, повестка заседания которого была “Протокол сегодня, или как изменения мирового контекста влияют на правила официального общения”.